La gestión de viajes corporativos en Argentina son unos de los desafíos más problemáticos para las empresas, especialmente en el contexto de los fines de semana largos.
La dificultad para centralizar los gastos, la falta de segmentación en el uso del dinero y los problemas con las tarjetas corporativas tradicionales generan fricciones que afectan tanto a los empleados como a los equipos de administración y finanzas.
Uno de los principales problemas a la hora de gestionar viajes empresariales es la imposibilidad de centralizar el 100% de los gastos en los que incurren los empleados.
Decisiones como dónde almorzar, cargar combustible o estacionar suelen tomarse en tiempo real, lo que complica la planificación y control de los fondos.
La segmentación del uso del dinero es otro reto. Herramientas tradicionales de pago corporativo no permiten definir en qué, cuándo y dónde se utilizan los fondos, lo que genera malentendidos, fricciones con los empleados y procesos engorrosos de rendición de gastos.
Además, tras el viaje, muchas empresas enfrentan complicaciones porque las tarjetas corporativas siguen activas, lo que puede derivar en gastos accidentales fuera del período autorizado.
«En este sentido, desarrollamos soluciones innovadoras que ofrecen segmentación precisa, permitiendo asignar límites temporales y categorías específicas de gasto para evitar usos indebidos«, afirma Luis Ariel Peralta Aliano, CCO de Kuru.
Viajes al exterior: costos ocultos y burocracia
Las empresas que gestionan viajes internacionales enfrentan obstáculos adicionales. Emitir una tarjeta bancaria corporativa para un empleado implica costos elevados y una demora de hasta un mes en su entrega.
A esto se suma la necesidad de notificar a los bancos con 72 horas de anticipación sobre viajes al exterior, lo que dificulta la flexibilidad ante cambios imprevistos.
El uso de tarjetas tradicionales también presenta problemas como bloqueos por montos elevados, restricciones en ciertos países y la necesidad de pre autorizar compras mediante llamados telefónicos.
Además, la volatilidad del tipo de cambio puede afectar el presupuesto, ya que el valor del dólar se conoce solo al recibir el resumen de la tarjeta.
«Con Kuru las empresas pueden configurar tarjetas virtuales al instante, activar o desactivar el uso internacional en tiempo real y fijar el tipo de cambio en el momento de la transacción. Esto no solo simplifica la gestión financiera, sino que también brinda mayor control y previsibilidad en los viajes corporativos, eliminando costos ocultos y fricciones en la rendición de gastos«, comentan desde Kuru.
Impacto en la eficiencia financiera
Según estudios internos, herramientas de optimización de gastos corporativos pueden reducir hasta un 14% del gasto total estimado en viajes empresariales. Estos ahorros provienen de:
- Reducción del 50% en los tiempos destinados a la rendición de gastos, liberando horas de trabajo para tareas estratégicas.
- Disminución del 90% en el tiempo dedicado al control y auditoría de gastos, optimizando los recursos del área financiera.
- Eliminación de costos anuales de mantenimiento de tarjetas corporativas, que pueden alcanzar los $60.000 por tarjeta bancaria.
- Filtrado del 10% al 15% de transacciones indebidas mediante reglas de aprobación preestablecidas.
El futuro de la gestión de gastos corporativos
El modelo tradicional de tarjetas bancarias corporativas es un producto complementario para las entidades financieras, lo que explica su falta de flexibilidad y escaso desarrollo tecnológico.
En cambio, soluciones fintech como KURU han puesto el foco en la digitalización y automatización de la gestión de gastos, alineándose con la movilidad global y las nuevas necesidades del sector corporativo.
La integración de herramientas de pago en dispositivos móviles y plataformas de uso diario será clave en la evolución del sector. La posibilidad de gestionar gastos, reservar hoteles y solicitar reembolsos desde una única plataforma permitirá a las empresas optimizar tiempos, reducir costos y mejorar la experiencia de sus colaboradores.
