No hay duda, la Inteligencia Artificial (IA) está provocando una profunda y acelerada automatización de las funciones administrativas y contables, impactando positivamente en la gestión de gastos corporativos, al detectar irregularidades y optimizar recursos.
Esta tecnología genera alertas preventivas, compara gastos históricos e identifica duplicados (documentos, fechas, montos), combatiendo el fraude en la digitalización.
Asimismo, reduce el tiempo de procesamiento en un 75%, estandariza políticas de gastos, fortalece el control interno y permite la conciliación inteligente con tarjetas de crédito.
También ofrece mayor visibilidad con alertas automáticas, unifica fuentes de gastos y digitaliza los datos para tomar decisiones confiables, evitando la distorsión de estados financieros.
Prevención de gastos duplicados
Un caso frecuente son los «gastos de hormiga» o gastos pequeños vinculados a la operatividad diaria, como la alimentación.
Por ejemplo, dos técnicos que están en terreno rinden por separado un comprobante correspondiente al mismo gasto (como una colación o una reparación), lo que resulta muy difícil de detectar manualmente.
La IA previene que este gasto sea pagado dos veces.
De esa manera, la IA transforma un proceso manual (común en Latinoamérica) en uno confiable, rápido y con trazabilidad.
Sin embargo, el rol humano sigue siendo crucial: la tecnología es un soporte que facilita el trabajo de los aprobadores, pero no los reemplaza al 100%.
Desafíos actuales
Sin duda, las herramientas digitales basadas en IA permiten hacer detecciones automáticas y generar alertas preventivas antes de aprobar una rendición que esté duplicada.
No obstante, es importante tener presente que la tecnología está concebida para facilitar el trabajo de los aprobadores, para que solo deban dar el check y el visto bueno y no invertir una cantidad enorme de tiempo en la revisión manual, pero las decisiones críticas deben pasar por las personas.
El principal desafío que se plantea al usar estas herramientas no es una falla de la IA, sino el entendimiento de que el factor humano sigue siendo indispensable para la validación final, pese a que la tecnología se encarga de la detección y la automatización.
