En un contexto en el que las empresas necesitan operar con agilidad, eficiencia y trazabilidad, la gestión de viáticos continúa siendo uno de los procesos más engorrosos y burocráticos dentro del mundo corporativo.
Lejos de acompañar la transformación digital que se vive en otras áreas, la administración de estos gastos suele estar sostenida por planillas de cálculo, tickets impresos y circuitos de aprobación manuales que ralentizan los flujos y desgastan al equipo.
Pero, ¿por qué seguimos arrastrando estas ineficiencias? En muchas compañías, los procesos de rendición de viáticos fueron diseñados por áreas de administración y compliance con un único foco: controlar.
El problema es que esta lógica no contempló jamás la experiencia del usuario, es decir, del colaborador que debe rendir gastos en el medio de un viaje o tras una jornada laboral intensa.
El resultado: empleados que deben imprimir comprobantes, completar planillas, enviarlas por mail, esperar aprobaciones manuales, volver a cargar los datos y justificar cada peso gastado, todo esto mientras cumplen con sus tareas diarias.
El proceso no solo consume tiempo sino que desalienta la formalidad, retrasa los reembolsos y, en muchos casos, empuja a soluciones informales.
El enfoque ágil: escuchar, validar, iterar
Frente a este escenario, nos propusimos un giro completo. ¿Qué pasaría si en lugar de imponer procesos administrativos, escucháramos primero al usuario? ¿Qué pasaría si tratáramos cada nueva funcionalidad como una hipótesis, y la desarrolláramos en ciclos cortos, testeándola con usuarios reales antes de escalarla?
Este enfoque de desarrollo ágil, heredado del mundo tech, permite crear productos que evolucionan de forma robusta, evitando inversiones costosas en herramientas que luego nadie quiere usar.
Además, introduce un paradigma científico en la gestión de producto: las funcionalidades no son certezas, sino hipótesis a validar. Esta lógica evita errores costosos y asegura un mayor nivel de adopción.
Design Thinking aplicado a las finanzas
Si el comercio electrónico y la logística pudieron repensar completamente su vínculo con los usuarios, ¿por qué no hacerlo también en las finanzas corporativas?
La clave está en aplicar creatividad, empatía y pensamiento de diseño para resolver problemas reales.
Los procesos financieros no deberían ser impuestos desde la torre de control: deberían diseñarse con, y para, quienes los usan todos los días. Incorporar la noción de «usuario» en lugar de «colaborador que cumple con un procedimiento» es el primer paso hacia una gestión más eficiente. Entendimos esto desde el inicio.
Por eso, desarrollamos una solución que funciona directamente desde WhatsApp, una plataforma conocida, cómoda y accesible para cualquier usuario. ¿La premisa? Los colaboradores no quieren ni necesitan otra app más en sus celulares.
Lo que quieren es resolver sus gastos sin fricciones, sin perder tiempo, y sin correr el riesgo de olvidarse de rendir un gasto importante. La innovación, lejos de oponerse al control, lo potencia.
Menos fricción, más eficiencia
Uno de los errores más frecuentes en la gestión tradicional de viáticos es exigir a los colaboradores tiempo que no tienen para cumplir requisitos administrativos que muchas veces no comprenden.
Este desajuste entre las necesidades del día a día y los requerimientos formales genera tensión, pérdida de foco y, en última instancia, un costo oculto que pocas organizaciones miden con claridad.
En muchas áreas financieras persiste una creencia limitante: que innovar implica perder trazabilidad o control.
Esta idea no solo es errónea, sino que impide avanzar hacia modelos más eficientes. Innovar no significa sacrificar el cumplimiento, sino diseñar soluciones que integren ambos mundos desde su concepción.
La tecnología ya permite construir sistemas donde cada transacción se registra de forma automática, cada aprobación deja huella y cada rendición puede auditarse en tiempo real, sin sumar pasos innecesarios. Entonces, encontramos que los errores más comunes en la gestión de viáticos no son técnicos, son conceptuales.
Nacen de una visión burocrática, centrada en el control, y muchas veces desconectada de la realidad operativa. No se trata de digitalizar lo que ya no funciona, sino de repensar desde cero cómo deberían operar estos procesos en un mundo donde nadie quiere perder tiempo en gestiones innecesarias.
El desafío es claro: diseñar sistemas pensados para las personas, no para las planillas.
