Las empresas usan el 40% del tiempo operativo en tareas de burocracia digital, según Identidades Digitales. El dato surge tras consultar a 35 clientes de la compañía.
“Después de consultar a nuestros 35 clientes detectamos que usan el 40% del tiempo operativo para tareas de burocracia digital. Y lo peor es que no lo sabían”, afirma Juan Pablo Paradelo, CEO de Identidades Digitales.
Existe una paradoja en el mundo digital. Las empresas incorporan inteligencia artificial para automatizar tareas, reducir costos y ganar productividad.
Al mismo tiempo, las plataformas que hacen posible esa transformación agregan nuevas capas de controles, verificaciones y gestiones.
Una campaña publicitaria puede estar automatizada de punta a punta. Sin embargo, requiere que alguien complete formularios, gestione permisos, responda verificaciones, resuelva rechazos, haga reporting y demuestre una y otra vez que está autorizado.
“La IA ahorra costos, pero hay uno que no se analiza: la burocracia digital”, señala Paradelo. “Implica un costo de horas hombre que no se tiene en cuenta”.
Fricción digital y productividad
Se genera así una demanda de micromanagement conocida como “fricción digital”. El concepto describe el esfuerzo innecesario derivado del uso de herramientas y procesos digitales.
“La productividad digital no debería medirse solamente por cuánto automatizamos, sino también por cuánta fricción eliminamos”, define Paradelo.
La pérdida de tiempo no es una percepción aislada.
Un relevamiento de Asana citado por Deloitte en su informe Government Trends 2025 estima que los trabajadores destinan 257 horas al año a navegar procesos ineficientes.
Se suman otras 258 horas de trabajo duplicado y reuniones innecesarias. En total, el equivalente a unas 12 semanas laborales.
Deloitte alude a empleados “overloaded with toil”, sobrecargados de pequeñas pero penosas tareas. Advierte que ese trabajo rutinario termina desplazando actividades que requieren motivación y creatividad.
La función legítima de la burocracia
El problema no es que existan controles. En muchos casos son imprescindibles. La proliferación de hackeos, filtraciones y fraudes obliga a reforzar la seguridad.
Para Paradelo, la burocracia tiene una función legítima de custodia. “La confidencialidad y los permisos son los nuevos desafíos en materia de identidad digital”, señala.
La dificultad aparece cuando cada capa de seguridad agrega otra capa de gestión y nadie calcula el costo acumulativo.
Un código llega al teléfono; después aparece otro. Una plataforma pide una verificación adicional; otra exige documentación. Una cuenta queda bloqueada y hay que iniciar una apelación.
“Hay exceso de validaciones, códigos sucesivos que las apps van pidiendo”, describe Paradelo. “Los flujos de información que se comparten entre plataformas hacen que se pierda mucho tiempo”.
En Identidades Digitales tuvieron que pedirle el DNI al CEO de una empresa para validar una cuenta de Google. Cuanto más digital es el ecosistema, más puede necesitar recurrir a procedimientos que parecen propios de una oficina tradicional.
La fatiga de herramientas
A eso se suma otro fenómeno: la fatiga de herramientas. Aplicaciones que prometían eliminar tareas pueden terminar duplicándolas.
- El vendedor carga información en varios sistemas.
- El responsable de Marketing completa distintos formularios para una misma campaña.
- El área de IT administra permisos en múltiples entornos.
- Recursos Humanos acompaña procesos de autenticación y recuperación de cuentas.
La suma es difícil de ver en un presupuesto porque cada tarea individual parece insignificante, pero multiplicada por cientos de empleados y días laborales se convierte en un costo relevante.
“Pensá en un gerente de Marketing contratado para hacer campañas y creatividad, pero dedicado a mandar papeles y gestionar aprobaciones”, propone Paradelo. “Eso deriva en pérdida de plata y de motivación en los equipos”.
Cómo medir la fricción digital
La primera recomendación del CEO de Identidades Digitales no es comprar una nueva solución tecnológica. Es medir:
- ¿Cuánto tiempo dedica cada equipo a validar identidades?
- ¿Cuántas veces tiene que cargar los mismos datos?
- ¿Cuántas herramientas participan de una misma operación?
- ¿Cuánto demora recuperar una cuenta?
- ¿Cuántas horas de un profesional especializado se destinan a tareas administrativas?
El segundo paso podría ser convertir esa medición en una responsabilidad formal.
Paradelo propone pensar en una nueva figura: el manager de agilidad, encargado de identificar y reducir las fricciones digitales.
No necesariamente tendría que ser un puesto nuevo. Podría ser una competencia incorporada al perfil de un gerente de Marketing, Tecnología, Operaciones o Recursos Humanos.
“La curva de aprendizaje es cara, hay innovación permanente y al que ya está familiarizado le costará menos mantenerse al día”, concluye Paradelo.
